Bolagsstyrningsrapport 2008

Svensk kod för bolagsstyrning

Under 2004 utarbetades en svensk kod för bolagsstyrning. Denna följer principen ”följ eller förklara”. Entraction Holding omfattas ännu inte av svensk kod för bolagsstyrning då bolaget är noterat på First North Premier, men styrelsen för Entraction Holding har påbörjat en frivillig anpassning till kodens bestämmelser. Denna bolagsstyrningsrapport syftar till att ge en överskådlig bild av styrningen av Entractionkoncernen.

Årsstämma

Enligt aktiebolagslagen är bolagsstämman det högsta beslutande organet där aktieägarna utövar sin rösträtt. Bolagsstämman fastställer Bolagets balans- och resultaträkning, fattar beslut avseende vinstdisposition, val av styrelse och revisorer, ersättning till styrelseledamöter och revisorer samt andra frågor i enlighet med aktiebolagslagen och bolagsordningen. Bolagets aktieägare informeras om sin rätt att få ett ärende behandlat på stämman på Bolagets webbplats och där återfinns även handlingar och protokoll från bolagsstämmor.

Valberedning

Vid årsstämman 2009 beslutades inrätta en valberedning för beredande och framläggande av förslag för aktieägarna i Bolaget avseende val av stämmoordförande, styrelse, styrelseordförande och revisorer. Valberedningen ska också lägga fram förslag om styrelsearvode, uppdelat mellan ordföranden och övriga styrelseledamöter, arvode till revisorerna samt i förekommande fall ersättning för utskotts- och kommittéarbete. Stämman beslutade att valberedningen ska bestå av representanter för de fyra till röstetal största aktieägarna samt styrelsens ordförande. Styrelsens ordförande ska vara sammankallande för valberedningen. Valberedningens sammansättning kommuniceras i delårsrapporten för det tredje kvartalet.

Styrelsen

Styrelsen omprövar och fastställer varje år i samband med sitt konstituerande styrelsemöte en arbetsordning för sitt arbete. Den innehåller instruktioner för ansvars- och arbetsfördelningen mellan styrelsen, vd och styrelseutskotten, samt avseende formerna för bolagets löpande ekonomiska rapportering. Styrelsen ansvarar vidare för utveckling och uppföljning av Bolagets strategier genom planer och mål, beslut om förvärv och avyttringar av verksamheter, större investeringar, tillsättningar och ersättningar till vd samt löpande uppföljning av verksamheten under året. Styrelsen fastställer också affärsplan och årsbokslut samt övervakar vd:s arbete.

Styrelseordföranden leder och fördelar arbetet inom styrelsen och ansvarar för att viktiga ärenden behandlas vid styrelsemötena. Ordförande följer verksamheten i dialog med vd och ansvarar för att övriga ledamöter får den information som är nödvändig för hög kvalitet i diskussion och beslut.

Entractions styrelse består av fem ledamöter. Vd är ständigt adjungerad till styrelsens möten och vid behov deltar även andra tjänstemän i Bolaget som föredragande. Bolagets informationschef är styrelsens sekreterare.

Styrelsens arbetsordning

Styrelsen sammanträder enligt ett årligt schema samt vid behov. Alla styrelsemöten protokollförs och mötena följer en i förväg upprättad dagordning. Under räkenskapsåret 2008 har 14 styrelsemöten ägt rum. Styrelsen behandlade vid sina möten de fasta punkter som, i enlighet med styrelsens arbetsordning, förelåg vid respektive styrelsemöte såsom affärsläge, strategi, budget, delårsrapporter och årsbokslut. Dessutom har bland annat följande viktigare punkter behandlats; en ny strategisk inriktning för att Entraction Holding långsiktigt ska kunna tillvarata sin position som leverantör av system för digitala spel, förlikning i tvist med HQ Bank, möjliga strukturaffärer, förbättringar av spelplattformen, skiljeprocesser avseende tvångsinlösen av minoritet i Entraction Solutions AB samt incitamentsprogram för verkställande direktören. För detaljerad information om ersättning till styrelse och ledande befattningshavare hänvisas till Not 5 I årsredovisningen för 2008.

Styrelsens arbetsordning anger att styrelsen årligen ska genomföra en utvärdering av den verkställande direktörens prestationer jämfört med fastställda lång- och kortsiktiga mål samt en utvärdering av styrelsens prestationer, arbetsformer och beslutsrutiner.

Entraction Holding har för verksamhetsåret 2008 inte utsett särskild ersättningskommitté och revisionsutskott, utan istället har hela styrelsen fullgjort utskottens uppgifter.

Vd och koncernledning

Vd leder verksamheten inom de ramar styrelsen lagt fast vid det konstituerande styrelsemötet. Vd tar fram nödvändigt informations- och beslutsunderlag inför styrelsemöten, föredrar ärendena och motiverar förslag till beslut. Vd leder koncernledningens arbete och fattar beslut i samråd med övriga ledningsmedlemmar. Koncernledningen har regelbundna möten där strategiska operativa frågeställningar disku- teras. Utöver mötena träffas de flesta i koncernledningen dagligen. Bolagets snabba utveckling gör att den dagliga kontakten är en förutsättning för en fungerande styrning och ledning. Koncernledningen består av chefer för väsentliga verksamhetsområden inom koncernen.

Externa revisorer

På årsstämman 2009 valdes Pricewaterhouse Coopers, med huvudansvarig Michael Bengtsson, och Mathias Carlsson, PricewaterhouseCoopers, till bolagets revisorer för tiden intill årsstämma hållits 2013.

Revisionen avrapporteras till aktieägarna i form av revisionsberättelsen. Denna utgör en recommendation till aktieägarna inför deras beslut på årsstämman om fastställelse av koncernens och moderbolagets resultaträkningar och balansräkningar, moderbolagets vinstdisposition och frågan om ansvarsfrihet för styrelsen och den verkställande direktören. Revisorerna är valda till och med årsstämman 2009. Styrelsens kontroll av den finansiella rapporteringen.

Styrelsen övervakar den finansiella rapporteringens kvalitet bland annat genom instruktioner till vd. Enligt instruktionen ansvarar vd för att granska och säkerställa kvaliteten i all finansiell rapportering, samt att se till att styrelsen i övrigt får den rapportering som krävs för att styrelsen löpande ska kunna bedöma koncernens ekonomiska ställning. Det interna rapport- och kontrollsystemet bygger på en årlig ekonomisk planering, månadsrapporter och daglig kontroll av verksamhetsmässiga nyckeltal.

Vd ansvarar även för att övrig finansiell information, exempelvis pressmeddelanden och presentationsmaterial, är korrekt och av god kvalitet. Delårsrapporterna för första, andra och tredje kvartalet 2008 har ej varit föremål för granskning av bolagets revisorer. Koncernens revisor rapporterar årligen sina iakttagelser från revisionen till hela styrelsen i samband med bokslutet.